Perfecto, se entiende muy bien lo que quieres montar: un **cuestionario de arranque contable**, adaptado a la forma jurídica y a la fiscalidad española, con acceso privado y coordinado con una carpeta de Nextcloud.
Voy a dividirlo en 3 partes:
1. **Diseño funcional del flujo (cómo trabajaría el cliente)**
2. **Estructura detallada del formulario (preguntas concretas)**
3. **Cómo montarlo en tu web + privacidad y Nextcloud**
—
## 1. Flujo de trabajo propuesto
1. Tú das de alta un nuevo cliente (aunque aún no lo seas al 100%).
2. Le envías:
* Un **enlace privado** a su formulario.
* Un **enlace a su carpeta Nextcloud** para subir documentación.
3. El cliente entra al formulario, elige:
* Si es **autónomo**, **SL**, **Comunidad de bienes**, **Sociedad civil**, etc. (las formas habituales en España y las que se pueden crear incluso por CIRCE: Autónomo, SL, Comunidad de bienes, Sociedad Civil). ([Administración][1])
4. Según lo que marque, el formulario le muestra **bloques específicos**:
* Datos de la empresa / autónomo.
* Datos fiscales.
* Situación patrimonial inicial (activo/pasivo).
5. Al enviar el formulario:
* Tú recibes un **correo con el resumen**.
* Los datos quedan guardados (por ejemplo en WordPress como “entrada de formulario”) para consultarlo siempre.
* Tú, con esa info + documentos de Nextcloud, montas los **asientos de apertura** en Contasol.
—
## 2. Estructura del formulario (contenido)
Te propongo secciones claras. Puedes mostrarlas en páginas/steps para que no asuste.
### A. Datos de contacto y situación general
**Campos:**
* Nombre y apellidos del titular (o socio principal)
* Nombre comercial (si existe)
* Razón social (si ya existe sociedad)
* NIF / CIF / NIE
* Teléfono
* E-mail
* Dirección fiscal
* Dirección del centro de trabajo (si distinta)
* ¿La actividad ya ha comenzado?
* ( ) Sí
* ( ) No, es una actividad nueva
* Fecha de inicio de actividad (real o prevista)
* ¿Vienes de otro asesor / gestor?
* ( ) Sí
* ( ) No
* Si sí: ¿Tienes balances, libros o mayor exportable?
—
### B. Tipo de empresa / forma jurídica
Aquí es donde el formulario “ramifica”.
**Pregunta clave:**
> ¿Qué forma jurídica tienes o quieres tener?
* ( ) Autónomo / Empresario individual
* ( ) Sociedad Limitada (SL o SRL)
* ( ) Comunidad de bienes (CB)
* ( ) Sociedad civil
* ( ) No lo tengo claro / Quiero asesoramiento
Con un pequeño texto ayuda (tipo tooltip) para cada opción:
* **Autónomo**: tributa en IRPF, responsabilidad ilimitada, ideal actividades sencillas o pequeños negocios. ([Perlado Asesores][2])
* **SL**: responsabilidad limitada al capital aportado, tributa en Impuesto de Sociedades, más obligaciones contables. ([Infoautonomos][3])
* **Comunidad de bienes**: cuando dos o más personas explotan bienes/actividad juntos, tributa por IRPF a través de los comuneros. ([Castellana Consultores][4])
—
### C. Bloque específico según forma jurídica
#### 1) Si marca “Autónomo”
**Datos:**
* NIF del autónomo
* Régimen de IRPF previsto:
* ( ) Estimación directa simplificada
* ( ) Estimación directa normal
* ( ) Módulos (si procede)
* Situación de IVA:
* ( ) Sujeto y no exento (modelo 303/390)
* ( ) Actividad exenta de IVA
* ( ) Recargo de equivalencia (comercio minorista)
* ¿Tendrá trabajadores a su cargo?
* Número aproximado
**Información para apertura:**
* Saldo inicial en bancos (cuenta, banco, IBAN, saldo al día X)
* Caja (si usa efectivo habitual)
* Existencias iniciales (si tiene mercancía o stock):
* Valor estimado del stock al inicio.
* Inversiones / inmovilizado ya existentes usados para la actividad:
* Vehículo
* Equipos informáticos
* Mobiliario
* Maquinaria
* Otros
* Para cada uno: descripción, fecha compra, precio aproximado, si tiene factura.
* Deudas relacionadas con la actividad:
* Préstamos bancarios (importe pendiente, banco, cuota)
* Financiaciones de vehículos / leasing / renting
* Proveedores pendientes de pago (importe total aproximado)
—
#### 2) Si marca “Sociedad Limitada (SL)”
**Datos societarios básicos:**
* Denominación social
* CIF
* Fecha de constitución
* Capital social:
* Importe total
* Desembolsado (sí/no, si no, porcentaje)
* Socios:
* Nombre y NIF de cada socio
* % participación
* ¿Algún socio es administrador? (sí/no y cuál)
* ¿La SL está ya inscrita en el Registro Mercantil? (sí/no)
* ¿Tiene ya cuenta bancaria a nombre de la sociedad? (sí/no)
* Si sí: banco, IBAN, saldo a fecha de apertura contable.
**Situación fiscal:**
* Régimen de IVA
* Actividades (epígrafe IAE)
* ¿Acogida a PGC Pymes? (normalmente sí)
* ¿Dispone de balance inicial de constitución de la notaría? (subir a Nextcloud)
**Activo/Pasivo inicial detallado:**
* Aportaciones de socios al capital (dinero, bienes)
* Bancos, caja
* Clientes pendientes de cobro (si ya operaba)
* Existencias (si las hay)
* Inmovilizado:
* Local, maquinaria, equipos, etc.
* Pasivo:
* Préstamos, pólizas de crédito
* Proveedores y acreedores
* Deudas con Hacienda (modelo 111, 115, 303, etc. si ya existen)
* Deudas con Seguridad Social
—
#### 3) Si marca “Comunidad de bienes (CB)”
**Datos:**
* Nombre de la comunidad (si lo tiene)
* NIF de la CB
* Comuneros:
* Nombre, NIF, % participación de cada uno
* Fecha de inicio de la actividad conjunta
**Fiscalidad:**
* La CB no tributa en IS; el rendimiento se reparte entre comuneros e IRPF. ([Castellana Consultores][4])
* Régimen de IVA (sujeto, exento, etc.)
* Epígrafe IAE
**Patrimonio inicial compartido:**
* Bienes aportados por cada comunero (y valor estimado)
* Bancos, caja
* Existencias
* Inmovilizado
* Préstamos comunes
* Proveedores pendientes
—
### D. Situación contable de partida (común a todos)
Aunque se repita parte, aquí lo ordenas como asientos de apertura:
**ACTIVO**
* Bancos (lista de cuentas + saldo)
* Caja
* Clientes (importe total pendiente de cobro; si se puede, listar principales)
* Existencias
* Inmovilizado material e inmaterial
* Otros derechos (fianzas entregadas, etc.)
**PATRIMONIO NETO Y PASIVO**
* Capital / aportaciones del titular
* Reservas o resultados anteriores (si ya llevaba contabilidad básica)
* Préstamos y deudas a largo plazo
* Préstamos y deudas a corto plazo
* Proveedores
* Acreedores varios
* Deudas con Hacienda (IVA, IRPF, IS, etc.)
* Deudas con Seguridad Social
**Campo adicional útil:**
> ¿Tienes algún Excel, libreta o sistema donde apuntes compras/ventas que pueda subir a la carpeta?
—
### E. Documentación a subir a Nextcloud (checklist dentro del formulario)
Pon casillas tipo checklist y al lado una pequeña nota:
**Para todos:**
* [ ] DNI/NIE del titular/es o socios
* [ ] Certificado de situación en el censo de actividades (036/037)
* [ ] Alta en IAE (si procede)
* [ ] Contratos de alquiler (local, trastero, oficina)
* [ ] Contratos de préstamos o pólizas
**Extras por forma jurídica:**
* **Autónomo:**
* [ ] Última declaración de la renta (si aporta)
* [ ] Vida laboral (opcional)
* **SL:**
* [ ] Escritura de constitución
* [ ] Estatutos
* [ ] Inscripción en el Registro Mercantil
* [ ] Documento apertura cuenta bancaria y justificante del capital desembolsado
* **CB:**
* [ ] Contrato privado o escritura de constitución
* [ ] Acuerdo de participación entre comuneros
—
## 3. Cómo montarlo en tu web (servicescomptables.eu) con acceso privado
Tu web parece estar en WordPress (por el menú y estructura). ([servicescomptables.eu][5])
Te propongo una solución **sencilla y robusta**:
### A. Crear el formulario (WordPress)
Plugins recomendables (cualquiera de estos sirve):
* **Gravity Forms**, **WPForms** o **Forminator** (por ejemplo).
– Permiten campos condicionales según lo que marque el cliente (Autónomo, SL, etc.).
– Guardan entradas en la base de datos.
– Envían el resumen por e-mail.
**Pasos generales:**
1. Instalar el plugin de formularios.
2. Crear un formulario llamado, por ejemplo, **“Cuestionario de inicio contable”**.
3. Añadir secciones y campos como te he detallado arriba.
4. Configurar **lógica condicional**:
* Si campo “forma jurídica = Autónomo” ⇒ mostrar bloque Autónomo.
* Si “SL” ⇒ mostrar bloque SL, etc.
5. Configurar **notificaciones por e-mail**:
* Al administrador (tú) con todos los datos.
* Opcionalmente al cliente con copia de sus respuestas.
—
### B. Hacerlo privado por cliente
Tienes varias opciones (elige la que te sea más cómoda):
#### Opción 1: Página protegida por contraseña
1. Creas una página en WordPress (ej. “Ficha Cliente 001”) y colocas el formulario dentro (shortcode).
2. En la visibilidad de la página, marcas **“Protegido con contraseña”**.
3. Envías al cliente:
* URL de la página.
* Contraseña.
✅ Fácil de implementar.
⚠︎ Si el cliente reenvía la contraseña, otra persona podría entrar, pero es poco probable.
#### Opción 2: Usuario/contraseña por cliente
1. Creas un usuario en WordPress para el cliente (rol “Suscriptor”).
2. Configuras el plugin de formularios para que solo usuarios registrados puedan acceder.
3. Envías al cliente usuario + contraseña + enlace.
✅ Más profesional y escalable.
⚠︎ Algo más de trabajo al principio.
—
### C. Enlace con la carpeta de Nextcloud
Lo más simple y efectivo:
1. En Nextcloud creas una carpeta por cliente:
`CLIENTE_001 – Nombre Comercial`
2. Compartes la carpeta por enlace seguro (con contraseña y fecha de caducidad si quieres).
3. Incluyes ese enlace en el e-mail que le envías junto con el enlace del formulario.
Opcionalmente, puedes añadir en el formulario un campo final:
> “He subido ya la documentación a la carpeta compartida de Nextcloud”
> ( ) Sí
> ( ) No, la subiré más tarde
Así tú sabes si ya puedes ponerte con los asientos o no.
—
## 4. Si quieres, próximo paso
Si te viene bien, en el siguiente mensaje puedo:
* Prepararte un **esqueleto de formulario listo para copiar/pegar** orientado a Gravity Forms (nombres de campos, tipos, descripciones).
* Y un **modelo de e-mail estándar** que enviarías al cliente con:
* Enlace al formulario
* Enlace a la carpeta Nextcloud
* Instrucciones simples para él.
[1]: https://administracion.gob.es/pag_Home/Tu-espacio-europeo/derechos-obligaciones/empresas/inicio-gestion-cierre/registro-cambio-cierre/crear.html?utm_source=chatgpt.com «Crear una empresa – Registro, cambio de la forma jurídica …»
[2]: https://perladoasesores.com/tipos-empresa-espana-carateristicas-clasifiacion/?utm_source=chatgpt.com «Tipos de empresa en España: características y clasificación»
[3]: https://www.infoautonomos.com/tipos-de-sociedades/crear-una-sociedad-comparativa-de-formas-juridicas/?utm_source=chatgpt.com «Tipos de sociedades y comparativa de formas jurídicas»
[4]: https://castellanaconsultores.com/fiscalidad-comunidad-de-bienes/?utm_source=chatgpt.com «Fiscalidad de Comunidad de Bienes en España»
[5]: https://servicescomptables.eu/ «Services Comptables – Al Servicio del Emprendedor»