En mi blog anterior vimos como hacernos de forma gratuita de espacio en la nube, y en principio nos va, ya cuando tengamos nuestra administración organizada y funcionando valoraremos algunas opciones de pago que están muy bien como la que ofrece Google one de 200 GB por 2,99 euros al mes.

Habíamos reservado en los 15GB que nos daba GoogleDrive nuesto espacio para guardar nuestros directorios de contabilidad separados por años y a todos ellos en un directorio contenedor que llamemos (nombre del pc) «GardewitPC_Contabilidad» para identificar la procedencia. Aqui todo esta en archivos contenedores en forma de pirámide. Todos estos documentos los vamos a visualizar de forma ordenada usando OneNote, y este gran archivo lo ubiquemos en «GardewitPC_OneNote» simcronizado con nuestro espacio en OneDrive.

Dinámica de almacenamiento :

• Una vez tengamos una factura o cualquier documento lo más apropiado es pasarlo a formato .pdf aunque no necesariamente podemos manejar el que nos interese. Buscaremos en la esquina derecha de nuestro navegador la opción imprimir y vamos a elegir «enviar a OneNote. Se abrirá nuestro OneNote y lo vamos a guardar en en la carpeta y pestaña que le corresponde.

• Segudamente repetiremos la operación pero esta vez lo ubicaremos como .pdf por ejemplo en nuestra carpeta de contabilidad ubicada en GoogleDrive

• Aun nos falta otra ubicación : «RaiolaNetWord-210114-E202102-9612_12,81» este el nombre del archivo y no necesitamos editarlo para añadirlo a nuestro «RegistroFacturas2021» de Google Hojas de Calculo.

Así terminamos la gestión de almacenamiento de nuestro documento:

• 1º como archivo./pdf ú xxx en nuestro directorio de «Contabilidad-2021 en Google drive.
• 2º incrustado en nuestro OneNote de OneDrive.
• 3º y por ultimo sumado al Registro de Facturas 2021 de Google Hojas de calculo.

El primer paso es absolutamente necesario que lo haga el cliente y no se puede delegar a la gestora. Ya que es el cliente quién posee el documento.

Los siguientes pasos si también los hace el cliente disminuirá considerablemente la factura de gastos de gestión.